Nach dem Termin beginnt der Vollzug.
NotData ist eine Notariatssoftware mit kanzleiinternem Urkundenverzeichnis, Akten- und Fristenführung, gehostet in Deutschland. Zwischen Beurkundung und Eintragung liegen Monate und ein Dutzend Schritte, die niemand von selbst anstößt. In NotData setzen Sie diese Kette einmal zusammen; danach führt sie sich selbst, mit Zuständigkeit und Frist statt als Stapel auf dem Schreibtisch.
- Hosting in Deutschland
- Kanzleiinternes Urkundenverzeichnis, lückenlos
- Aktenführung: § 35 BNotO
Wo Vollzüge liegen bleiben.
Die Niederschrift ist unterschrieben, und jetzt beginnt die Arbeit: Genehmigungen einholen, Anträge stellen, Auflagen abarbeiten. Jeder Schritt hat eine eigene Frist, und keiner davon meldet sich von selbst.
NotData führt den Vollzug als Vorgang mit Zuständigkeit und Frist und daneben Ihr kanzleiinternes Urkundenverzeichnis mit fortlaufender, lückenloser UR-Nummer. Für Notariate und Notarfachangestellte, mit einer Historie, in der jede Änderung ab der Beurkundung erkennbar bleibt.
Was NotData verfolgt.
Lückenlose UR-Nummer, automatisch vergeben
Die laufende Nummer je Jahr wird fortlaufend und lückenlos vergeben (Format „lfd/Jahr“). Die Vergabe ist serialisiert, keine doppelten und keine fehlenden Nummern.
- Automatische, fortlaufende UR-Nummer je Jahrlfd/Jahr
- Eindeutigkeit kanzleiweit datenbankseitig erzwungen (eindeutiger Schlüssel)
- Lücken-Erkennung im fortlaufenden Verzeichnis
- Sperre der Sachdaten nach Beurkundung, an die NotAktVV angelehnt
- SHA-256-Integritätssiegel je Urkunde (GoBD)SHA-256
- Lückenloser Audit-Trail jeder Änderung
Gesperrt ab der Beurkundung, Änderungen bleiben erkennbar
Sobald eine Urkunde beurkundet ist, sind UR-Nummer und Sachdaten gesperrt; nur Statusfortschritt und Notizen bleiben möglich. Jede Änderung wird protokolliert.
Akten, Beteiligte und Mandanten
Urkunden hängen an Akten und Mandanten. Beteiligte, Dokumente und Vorgänge laufen an einer Stelle zusammen, mit Mandantenportal und Verschwiegenheit auf Datenebene.
- Akten- und Mandantenverwaltung
- Dokumentenablage und -vorlagen
- Mandantenportal mit Token-Login
- Fristen und Wiedervorlagen je Urkunde
- Vorgänge für Beurkundung und Vollzug
- DSGVO-Auskunft und -Anonymisierung als Funktion
Fristen, Vollzug und Prozesse
Vollzugsmitteilungen, Grundbuch- und Registereinträge werden als Fristen und Vorgänge geführt, mit Wiedervorlagen und Eskalation, damit kein Schritt liegen bleibt.
Ihre Abläufe, nicht unsere.
Fristen rechnen, Akten führen, Dokumente erzeugen. Das setzen wir voraus. Der Unterschied liegt darin, dass Sie den Weg dazwischen selbst bauen und er anschließend ohne Zutun läuft.
Sie bauen den Ablauf, nicht wir
Der Prozess-Baukasten kennt 65 Schritttypen in sieben Gruppen: Bedingung, Weiche, parallele Zweige, Schleife, Unter-Vorgang und Fehlerbehandlung für die Logik; Dialog, Genehmigung, Dokument-Review und digitale Signatur überall dort, wo ein Mensch entscheiden muss.
Ihre Vorlagen, nicht mitgelieferte
Schriftsätze entstehen aus Ihren eigenen Vorlagen: Bausteine werden gefüllt, zusammengeführt und zur Endfassung ausgearbeitet. Die Vorlage gehört Ihrer Kanzlei; sie ist keine Auswahl aus unserem Katalog.
Alles greift ineinander
Ein Schritt schreibt in ein Aktenfeld, der nächste setzt eine Frist, der übernächste erzeugt das Dokument und legt es an derselben Akte ab. Posteingang, Prozess, Vorlage, Akte und Mandant sind nicht vier Werkzeuge nebeneinander, sondern eine Kette.
Geschlossen, und trotzdem von überall
Die Kette verlässt die Umgebung nicht: Akte, Dokument, Frist und Freigabe bleiben im selben System, gehostet in Deutschland. Gearbeitet wird im Browser: vom Kanzleiplatz, vom Homeoffice, vom Termin aus.
- Frist und Wiedervorlage
- Dokumentenkette bis zur Endfassung
- Genehmigung mit Vier-Augen-Prinzip
- PDF anhängen, komprimieren, schützen
- In Aktenfelder schreiben und lesen
Dazu die Schritte, die jede Kanzlei braucht: E-Mail und Benachrichtigung, Postfach-Aktion, Datenbank-Abfrage, HTTP-Aufruf und Webhook in beide Richtungen, Microsoft-365-Postfach, Browser- und Desktop-Aktion. Läuft ein Schritt auf einen Fehler, greift die Fehlerbehandlung; Zusagen zur Bearbeitungszeit lassen sich als Regel hinterlegen, und jede Änderung am Ablauf bleibt als Version nachvollziehbar.
Der Termin ist ein Punkt. Der Vollzug ist eine Strecke.
Von fünf Zuständen einer Urkunde ist genau einer die Beurkundung. Die Arbeit davor und danach füllt die übrigen vier.
Eine beurkundete Sache ist nicht erledigt. Deshalb wechselt die Akte erst auf „abgeschlossen“, wenn der Vollzug beendet ist, nicht am Tag des Termins.
Wer welchen Entwurfsstand gesehen hat, bleibt schon vor dem Termin nachvollziehbar. Und ein sechster Zustand existiert: storniert. Er ist aus jedem Zustand erreichbar und bleibt in der Akte sichtbar, statt den Vorgang zu löschen.
Ein fortlaufendes Verzeichnis verträgt keine Lücken
Eintragungen laufen fortlaufend. Fällt eine Nummer aus, ist das ein Befund und kein Zufall.
- Fortlaufend. Die Nummerierung wird geführt, Lücken werden erkannt statt übersehen.
- Gesperrt. Nach der Beurkundung sind die Sachdaten gesperrt; eine Änderung erzeugt einen eigenen Protokolleintrag.
- Nachvollziehbar. Jede Änderung wird protokolliert und verkettet; eine nachträgliche Abweichung wird dadurch erkennbar.
Wir schreiben nicht „unveränderbar“: Wer Datenbankzugriff hat, ändert einen Satz. Nachweisbar ist die Änderung, verhindert ist sie nicht.
Was NotData heute nicht ist
Die wichtigste Absage steht ganz oben.
- Kein amtliches Verzeichnis. NotData ist nicht das elektronische Urkundenverzeichnis der Bundesnotarkammer und ersetzt es nicht. Es führt Ihre Akten, Fristen und Beteiligten daneben.
- Keine amtliche Einreichung. Eingereicht wird über die Wege, die das Amt vorsieht.
- Verfügbarkeitszusage. Gehört in den Vertrag, nicht auf eine Werbeseite.
Ein Anbieter, der ungefragt benennt, was er nicht ist, spart Ihnen den Termin, in dem Sie es selbst herausfinden.
Verbunden mit den Systemen Ihrer Kanzlei.
Genannte Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber; die Nennung beschreibt die technische Kompatibilität, keine Partnerschaft.
Käufer, Verkäufer, Bank: ein Stand für alle.
Wer am Vollzug beteiligt ist, fragt sonst einzeln nach. Über einen Token-Link sehen alle denselben Stand, jeder nur das, was Sie ihm freigeben.
- Token-Login ohne eigenes Benutzerkonto
- Vorgangsstand und Dokumente gezielt freigeben
- Nachrichten und Rückfragen an einer Stelle
- Termine und Vollzugsstand im Blick
Umstieg auf NotData: Import, Parallelbetrieb, Export.
Wir treffen keine Aussagen über andere Anbieter, sondern beschreiben, was wir Ihnen zusichern.
- 01Export aus dem bisherigen SystemTabellen als CSV, die zugehörigen Dateien als ZIP. Kein Sonderformat: was Ihr System herausgibt, ist der Ausgangspunkt.
- 02Felder zuordnenDie Zuordnung wird Ihnen vorgeschlagen; Sie bestätigen oder korrigieren sie. Was nicht zugeordnet ist, wird nicht übernommen; stillschweigend verschwindet nichts.
- 03Probelauf ansehenDer Bestand wird zunächst zur Ansicht übernommen. Sie sehen das Ergebnis, bevor Sie freigeben.
- 04Stapelweise übernehmenÜbernommen wird in Stapeln: Beteiligte, Urkundenvorgänge und Dokumente. Jeder Stapel ist einzeln nachvollziehbar und wiederholbar, falls etwas nachzuliefern ist.
- 05Parallel weiterarbeitenBis Sie umschalten, läuft das alte System weiter. Der Umzug findet auf denselben deutschen Servern statt wie der spätere Betrieb.
Sie müssen das nicht allein machen: Auf Anfrage begleiten wir die Migration. Wie lange ein Umzug dauert, hängt am Altbestand: die Zahl der Akten und daran, wie sauber der Export aus dem alten System kommt.
Häufig gefragt.
Ist NotData das amtliche elektronische Urkundenverzeichnis (UVZ) der Bundesnotarkammer?
Wie stellt NotData die lückenlose UR-Nummer sicher?
Was bedeutet das SHA-256-Integritätssiegel?
Sind beurkundete Einträge in NotData veränderbar?
Welche Funktionen für die tägliche Kanzleiarbeit bietet NotData?
Wie funktioniert das Mandantenportal von NotData?
Wo werden die Daten von NotData gehostet?
Hilft NotData bei der Geschäftsprüfung?
Ist NotData mit DONot oder NotAktVV konform?
Ist NotData eine Alternative zu TriNotar, RA-MICRO Notariat oder NoRA?
Für welche Notariate eignet sich NotData?
Werden Zugriffe in NotData protokolliert?
Auf Berufsrecht ausgelegt.
Alle Daten werden ausschließlich in Deutschland gehostet und nach GoBD- und DSGVO-Prinzipien verarbeitet; das lückenlos geführtes Urkundenverzeichnis sichert jede Beurkundung mit einem SHA-256-Integritätssiegel.
Ein Konto, eine Plattform.
Ein Login über alle Fachbereiche, mit Vertragsbeginn ein gemeinsamer Auftragsverarbeitungsvertrag. Gemischte Kanzleien arbeiten ohne Systembruch.
Bringen Sie einen Vollzug mit, wie er bei Ihnen üblich ist.
Wir bauen die Kette im Termin nach: Anträge, Genehmigungen, Fristen, Zuständigkeiten. Am Ende sehen Sie, welche Schritte künftig von selbst angestoßen werden und welche Ihre Entscheidung brauchen.
Unverbindlich · ohne Verkaufsdruck · deutschsprachig · Antwort in der Regel innerhalb von 24 Stunden.