Anwaltliche Verschwiegenheit und Ethical Wall: BRAO §43a in der Kanzleisoftware umsetzen

Die anwaltliche Verschwiegenheit verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, über alles Stillschweigen zu bewahren, was ihnen in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Sie ist nicht auf die mandatierten Personen selbst beschränkt, sondern bindet grundsätzlich auch die Kanzlei als Organisation.

Wichtig ist dabei, dass die Pflicht über die zugelassenen Anwältinnen und Anwälte hinausreicht. Auch angestellte Mitarbeitende, Referendarinnen und Referendare sowie externe Dienstleister sind in geeigneter Weise zur Verschwiegenheit anzuhalten. Für die Praxis bedeutet das: Wer keinen sachlichen Grund hat, ein bestimmtes Mandat zu bearbeiten, sollte auch technisch keinen Zugriff auf dessen Inhalte haben.

• Persönlicher Umfang: gilt für alle Personen, die im Auftrag der Kanzlei tätig werden.
• Sachlicher Umfang: erfasst grundsätzlich alle mandatsbezogenen Informationen.
• Organisatorische Dimension: die Kanzlei muss durch geeignete Maßnahmen sicherstellen, dass die Pflicht eingehalten wird.

Die genaue Reichweite und mögliche Ausnahmen hängen vom Einzelfall und der aktuellen Fassung der einschlägigen Normen ab.

Neben der Verschwiegenheit untersagt das Berufsrecht die Vertretung widerstreitender Interessen. Ein Interessenkonflikt kann etwa entstehen, wenn eine Kanzlei in derselben oder einer zusammenhängenden Angelegenheit zugleich gegenläufige Parteien beraten würde.

Solche Kollisionen lassen sich nicht allein durch guten Willen vermeiden. Je größer die Kanzlei und je umfangreicher der Mandantsbestand, desto schwieriger ist es, einen möglichen Konflikt manuell zu erkennen. Hier setzt die Mandatstrennung an: Bestimmte Teams oder Personen erhalten gezielt keinen Zugriff auf Mandate der Gegenseite.

• Konfliktprüfung: vor Mandatsannahme prüfen, ob Berührungspunkte zu bestehenden Mandaten bestehen.
• Abschottung: bei zulässiger paralleler Bearbeitung die beteiligten Akten strikt voneinander trennen.
• Dokumentation: nachvollziehbar festhalten, welche Maßnahmen getroffen wurden.

Ob und in welcher Form eine Trennung im konkreten Fall ausreicht, ist eine rechtliche Bewertung, die der jeweiligen Situation folgt.

Eine Ethical Wall (auch als Informationsbarriere oder chinesische Mauer bezeichnet) ist die technische und organisatorische Trennung von Informationen innerhalb einer Organisation. In der Kanzleisoftware bedeutet das: Daten eines Mandats sind so abgeschottet, dass nur berechtigte Personen sie sehen, bearbeiten oder auch nur in Suchergebnissen finden.

Eine belastbare Umsetzung stützt sich typischerweise auf mehrere Bausteine:

• Rollenbasiertes Rechtekonzept: Zugriffe werden nicht pro Person einzeln vergeben, sondern über Rollen gesteuert, die sich an der tatsächlichen Aufgabe orientieren.
• Mandatstrennung auf Datenebene: Die Abschottung greift nicht erst in der Oberfläche, sondern bereits dort, wo die Daten gelesen werden. So bleiben gesperrte Inhalte auch in Listen, Suchen und Auswertungen unsichtbar.
• Zugriffsprotokollierung: Lese- und Schreibzugriffe werden nachvollziehbar erfasst, damit sich im Bedarfsfall belegen lässt, wer wann worauf zugegriffen hat.

Entscheidend ist, dass die Trennung auf Datenebene wirkt. Eine Barriere, die sich allein durch das Ausblenden von Schaltflächen umsetzt, schützt nicht zuverlässig vor unbefugtem Zugriff.

Sobald eine Kanzlei personenbezogene Daten mit Hilfe externer Dienstleister verarbeiten lässt, etwa über eine gehostete Software, kommen die Regeln zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO ins Spiel. Üblich ist hier eine vertragliche Vereinbarung, die Vertraulichkeit, Sicherheit und die Rechte der Kanzlei als verantwortliche Stelle regelt.

Berufsrecht und Datenschutzrecht ergänzen sich dabei. Während die DSGVO den Umgang mit personenbezogenen Daten allgemein regelt, stellt das Berufsrecht zusätzliche Anforderungen an die Wahrung der anwaltlichen Verschwiegenheit. Praktisch bedeutsam sind unter anderem:

• eine klare vertragliche Grundlage für die Verarbeitung,
• technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten,
• Transparenz über den Ort der Datenverarbeitung.

Hinweis: Dieser Beitrag liefert allgemeine Informationen und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Bewertung eines konkreten Sachverhalts gehört in die Hände der zuständigen anwaltlichen oder datenschutzrechtlichen Beratung.

Weiterlesen: DSGVO-konforme Kanzleisoftware mit Hosting in Deutschland

JuristData von Web4Data ist als Kanzleisoftware darauf ausgelegt, die beschriebenen Anforderungen technisch abzubilden. Die Ethical-Wall-Mechanik wirkt auf Datenebene: Wird ein Mandat oder eine Akte für bestimmte Personen oder Teams gesperrt, bleiben die Inhalte nicht nur in der Detailansicht verborgen, sondern auch in Listen und Suchergebnissen.

Ergänzt wird das durch ein rollenbasiertes Zugriffskonzept, mit dem sich Berechtigungen entlang der tatsächlichen Aufgaben vergeben lassen, sowie durch ein lückenlos geführtes Zugriffs- und Audit-Log, das Zugriffe nachvollziehbar protokolliert. Der Betrieb erfolgt mit Hosting in Deutschland.

• Mandatstrennung auf Datenebene statt reiner Oberflächen-Logik.
• Rollen statt Einzelrechte für eine wartbare Rechtevergabe.
• Nachvollziehbare Protokollierung von Zugriffen.

Etablierte Lösungen am Markt sind unter anderem RA-MICRO, Advoware und Actaport. Wir empfehlen, in Frage kommende Programme anhand derselben Kriterien wie Mandatstrennung, Rechtekonzept und Protokollierung selbst zu prüfen und mit den eigenen Anforderungen abzugleichen.