Zeiterfassung Software im Vergleich: Die wichtigsten Auswahlkriterien

Ein belastbarer Zeiterfassung Vergleich beginnt mit einer klaren Kriterienliste. Erst wenn alle Anbieter am selben Raster gemessen werden, lassen sich Lösungen sinnvoll gegenüberstellen. Die folgenden Punkte haben sich als entscheidend erwiesen:

• Arbeitszeiterfassung von Beginn, Ende und Pausen, idealerweise nachvollziehbar und korrigierbar mit Protokoll.
• ArbZG-Orientierung, also Hinweise auf Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten, damit Überschreitungen früh sichtbar werden.
• Dienst- und Schichtplanung für Teams mit wechselnden Einsätzen.
• Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung mit Anträgen, Genehmigung und Kontingenten.
• Auswertungen und Export für Lohn, Controlling und Dokumentation.
• Mobile und Homeoffice-Erfassung für ortsunabhängiges Arbeiten.
• Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis nach DSGVO.
• GoBD-Orientierung und Nachvollziehbarkeit der erfassten Daten.
• Hosting in Deutschland und Anmeldung per Microsoft-365-SSO.

Gewichten Sie diese Kriterien nach Ihrem Betrieb. Eine Kanzlei mit fester Bürozeit setzt andere Schwerpunkte als ein Schichtbetrieb mit vielen Teilzeitkräften.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen prägen die Auswahl stärker als reine Komfortfunktionen. Das Arbeitszeitgesetz macht Vorgaben zu Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten. Eine geeignete Software sollte die erfasste Zeit so darstellen, dass Verantwortliche mögliche Überschreitungen erkennen können. Die konkrete arbeitsrechtliche Bewertung bleibt Aufgabe des Betriebs.

Beim Datenschutz gilt: Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Beschäftigungsverhältnis. Achten Sie auf Zugriffskonzepte, Löschfristen und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Für die steuerlich relevante Aufbewahrung sind die GoBD und eine lückenlos geführte, nachvollziehbare Datenhaltung maßgeblich.

Ein DSGVO Zeiterfassung Vergleich sollte daher nicht bei der reinen Erfassung enden, sondern Speicherort, Protokollierung und Berechtigungen einbeziehen.

Weiterlesen: Zeiterfassungspflicht in Deutschland: rechtlicher Stand und praktische Umsetzung

Die folgende Tabelle stellt belegbare Eigenschaften von ClockData den passenden Prüffragen gegenüber. Die rechte Spalte gilt für jede Lösung am Markt und hilft Ihnen, Anbieter selbst zu bewerten.

Der Markt für Zeiterfassung und HR ist gut besetzt. Etablierte Lösungen am Markt sind unter anderem Personio, Clockodo, Papershift, ZEP und Timebutler. Diese Aufzählung ist rein nominativ und enthält bewusst keine Wertung.

Unsere Empfehlung lautet, jede dieser Lösungen anhand derselben Kriterien zu prüfen, die Sie auch an Web4Data anlegen. Stellen Sie überall dieselben Fragen zu Arbeitszeiterfassung, ArbZG-Orientierung, Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, Auswertungen, mobiler Nutzung, Datenschutz, GoBD, Hosting und Anmeldung. Ein solcher Zeiterfassung Software Vergleich mit einheitlichem Raster führt zu einer fundierten Entscheidung, die zu Ihrem Betrieb passt.

Nutzen Sie wenn möglich eine Testphase und prüfen Sie die für Sie kritischen Punkte mit echten Daten und realen Abläufen.

ClockData von Web4Data deckt die genannten Kriterien ab. Die Lösung erfasst Arbeitszeiten mit Beginn, Ende und Pausen, ordnet die Zeiten am Arbeitszeitgesetz ein und unterstützt Dienst- und Schichtplanung sowie die Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung.

Auswertungen und Exporte stehen für Lohn und Controlling bereit, die Erfassung funktioniert im Browser und für Homeoffice. Beim Datenschutz setzt ClockData auf ein Rollen- und Berechtigungskonzept und eine nachvollziehbare, protokollierte Datenhaltung. Das Hosting erfolgt in Deutschland, die Anmeldung ist per Microsoft-365-SSO möglich.

So lässt sich ClockData mit demselben Kriterienraster bewerten, das Sie auch an andere Lösungen anlegen, und der Vergleich bleibt fair.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen zur Auswahl von Zeiterfassungs- und HR-Software und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob und wie konkrete Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, der DSGVO oder der GoBD in Ihrem Betrieb anzuwenden sind, hängt vom Einzelfall ab.

Klären Sie rechtliche Fragen mit fachkundiger Beratung und beziehen Sie bei der Einführung gegebenenfalls Datenschutzbeauftragte und Mitbestimmungsgremien ein.