Elektronisches Urkundenverzeichnis: Pflichten im Notariat

Seit dem 1. Januar 2022 hat sich die Aktenführung im Notariat grundlegend gewandelt. An die Stelle der Urkundenrolle, des Namensverzeichnisses zur Urkundenrolle und des Erbvertragsverzeichnisses ist das elektronische Urkundenverzeichnis getreten; Massenbuch und Verwahrungsbuch sind dagegen im Verwahrungsverzeichnis aufgegangen. Es wird nicht mehr lokal in der Geschäftsstelle, sondern zentral im Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer geführt. Dieser Beitrag ordnet die Rechtsgrundlagen ein, beschreibt die konkreten Eintragungspflichten und erläutert, was unter nachvollziehbarer Führung zu verstehen ist.

Was ist das Urkundenverzeichnis?

Das Urkundenverzeichnis ist das zentrale Verzeichnis, in dem jede Notarin und jeder Notar die eigenen Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen erfasst. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 55 Absatz 1 des Beurkundungsgesetzes (BeurkG). Dort heißt es ausdrücklich: "Der Notar führt ein elektronisches Verzeichnis über Beurkundungen und sonstige Amtshandlungen (Urkundenverzeichnis)." Damit ist die elektronische Form nicht eine von mehreren Optionen, sondern die gesetzlich vorgeschriebene Form.

Das Urkundenverzeichnis erfüllt mehrere Funktionen. Es dokumentiert lückenlos die notarielle Amtstätigkeit, es ermöglicht das Wiederauffinden von Urkunden und es dient als Nachweis im Rahmen der notariellen Aufsicht. Es ersetzt die bis Ende 2021 in Papierform geführte Urkundenrolle und das Erbvertragsverzeichnis. Neben dem Urkundenverzeichnis steht das Verwahrungsverzeichnis, in dem die Verwahrungstätigkeit (etwa die Verwahrung von Geld auf Notaranderkonten und die Verwahrung von Wertpapieren oder Kostbarkeiten) erfasst wird.

Die Rechtsgrundlagen im Überblick

Die Pflicht zur elektronischen Führung beruht auf einem abgestuften Regelungssystem aus Gesetz und Rechtsverordnung. Die folgende Übersicht ordnet die maßgeblichen Vorschriften zu.

Das Zusammenspiel ist klar gegliedert. Das BeurkG begründet die Pflicht und verweist für den Ort der Führung auf das Elektronische Urkundenarchiv. Die Bundesnotarordnung (BNotO) regelt, wer dieses Archiv betreibt und welche Sicherungsanforderungen gelten. Die Einzelheiten zu Inhalt und Struktur der Eintragungen ergeben sich aus der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV).

Start zum 1. Januar 2022

Der Übergang zur elektronischen Aktenführung ist zum 1. Januar 2022 wirksam geworden. Die Übergangsregelung in § 118 BNotO knüpft an dieses Datum an und unterscheidet zwischen Beständen, die bereits vor dem 1. Januar 2022 in Verwahrung genommen wurden, und den ab diesem Zeitpunkt geltenden Anforderungen. Für die laufende Amtstätigkeit bedeutet das: Beurkundungen und sonstige Amtshandlungen werden seit diesem Stichtag im elektronischen Urkundenverzeichnis erfasst, während ältere, in Papier geführte Bücher und Verzeichnisse nach dem zuvor geltenden Rahmen weitergeführt beziehungsweise verwahrt werden.

Die Umstellung war kein rein technischer Vorgang. Sie verlagert die Verzeichnisführung von der einzelnen Geschäftsstelle in eine bundesweit einheitliche Infrastruktur und schafft damit erstmals ein flächendeckend einheitliches Format für die notarielle Verzeichnisführung.

Führung über die Bundesnotarkammer

Betreiberin des Elektronischen Urkundenarchivs ist die Bundesnotarkammer. Nach § 78h BNotO nimmt sie die Aufgabe als Archivbehörde wahr und stellt die technische Infrastruktur bereit, über die das Urkundenverzeichnis, die elektronische Urkundensammlung und das Verwahrungsverzeichnis geführt werden. Die einzelne Notarin und der einzelne Notar bleiben für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit der eigenen Eintragungen verantwortlich; die zentrale Infrastruktur trägt die Verantwortung für den sicheren und dauerhaften Betrieb.

Das Elektronische Urkundenarchiv reiht sich in die elektronischen Register und Archive der Bundesnotarkammer ein, die § 78 Absatz 2 BNotO benennt. Dazu zählen unter anderem auch das Zentrale Vorsorgeregister und das Zentrale Testamentsregister. Die Bündelung dieser Aufgaben bei der Bundesnotarkammer schafft eine einheitliche und beaufsichtigte Verwaltungsstruktur.

Welche Angaben gehören in das Urkundenverzeichnis?

Die Einzelheiten der Eintragung regelt die NotAktVV. Nach § 9 NotAktVV enthält die Eintragung im Urkundenverzeichnis eine Reihe von Pflichtangaben. Dazu gehören insbesondere:

• das Datum und der Ort oder die Orte der Beurkundung
• die Amtsperson
• die Beteiligten
• der Geschäftsgegenstand
• die Urkundenart

Hinzu treten weitere Angaben, etwa zu erteilten Ausfertigungen, zu Verfügungen von Todes wegen und zu sonstigen für die Verzeichnisführung erheblichen Umständen. Maßgeblich ist stets der aktuelle Wortlaut der Verordnung; die genannte Aufzählung gibt die Grundstruktur wieder, ersetzt aber nicht die Prüfung im Einzelfall. Die strukturierte Erfassung dieser Pflichtangaben ist der Kern einer ordnungsgemäßen Verzeichnisführung, weil sie das spätere Auffinden und die Prüfbarkeit der Urkunde sicherstellt.

Was bedeutet nachvollziehbare Führung?

Nachvollziehbarkeit ist kein eigenständiger Gesetzesbegriff, sondern beschreibt die Summe der Anforderungen, die an eine nachvollziehbare, unveränderbare und dauerhaft verfügbare elektronische Aktenführung gestellt werden. § 78h BNotO konkretisiert diese Anforderungen für das Elektronische Urkundenarchiv. Die Archivbehörde hat danach für den gesamten Aufbewahrungszeitraum die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität, die Vertraulichkeit und die Transparenz der Daten zu gewährleisten.

Diese fünf Schutzziele lassen sich für die Praxis wie folgt übersetzen:

Eine weitere Vorgabe aus § 78h BNotO betrifft die Verknüpfung der gespeicherten elektronischen Dokumente. Zusammengehörende Dokumente müssen so miteinander verbunden sein, dass sie nur zusammen abgerufen werden können. Damit wird verhindert, dass eine Urkunde von ihren zugehörigen Daten getrennt und isoliert betrachtet wird. Vertiefende Hinweise zu den allgemeinen Anforderungen an die nachvollziehbare elektronische Führung von Verzeichnissen finden sich im Ratgeber zur nachvollziehbaren Führung des Urkundenverzeichnisses.

Abgrenzung: Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis

Die NotAktVV behandelt das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis in getrennten Abschnitten. Beide Verzeichnisse erfüllen unterschiedliche Zwecke. Das Urkundenverzeichnis dokumentiert die Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen. Das Verwahrungsverzeichnis erfasst demgegenüber die Verwahrungstätigkeit, etwa im Zusammenhang mit Notaranderkonten. Für die Praxis ist die saubere Zuordnung wichtig, weil sich aus ihr ergibt, welche Pflichtangaben in welchem Verzeichnis zu erfassen sind und welche Aufbewahrungs- und Sicherungsregeln jeweils greifen.

Praktische Konsequenzen für das Notariat

Die elektronische Verzeichnisführung verändert die Arbeitsabläufe in der Geschäftsstelle spürbar. Die folgenden Punkte fassen zusammen, worauf in der laufenden Praxis zu achten ist:

• Die in § 7 Abs. 1 NotAktVV aufgezählten Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen sind im elektronischen Urkundenverzeichnis zu erfassen; § 7 Abs. 2 NotAktVV nimmt einzelne Vorgänge davon aus.
• Die Pflichtangaben nach § 9 NotAktVV sind vollständig und korrekt einzutragen.
• Die Führung erfolgt im Elektronischen Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer, nicht in einem lokalen System.
• Zusammengehörende Dokumente sind so zu verknüpfen, dass sie nur gemeinsam abgerufen werden können.
• Die Trennung zwischen Urkundenverzeichnis und Verwahrungsverzeichnis ist zu beachten.
• Maßgeblich ist stets der aktuelle Wortlaut von BeurkG, BNotO und NotAktVV.

Die Anbindung der Notariatssoftware an die zentrale Infrastruktur und die strukturierte Erfassung der Pflichtangaben sind in der täglichen Arbeit der entscheidende Hebel, um die Verzeichnisführung effizient und fehlerarm zu gestalten. Wer die Auswahl einer Fachanwendung vorbereitet, findet im Vergleich von Notariatssoftware eine Orientierung zu den relevanten Kriterien.

Fazit

Das elektronische Urkundenverzeichnis ist seit dem 1. Januar 2022 fester Bestandteil der notariellen Aktenführung. Die Pflicht ergibt sich aus § 55 BeurkG, der Betrieb des Elektronischen Urkundenarchivs aus § 78h BNotO und die Einzelheiten der Eintragung aus der NotAktVV. Im Mittelpunkt steht eine nachvollziehbare Führung, die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität, Vertraulichkeit und Transparenz der Daten über den gesamten Aufbewahrungszeitraum sicherstellt. Für die Praxis kommt es darauf an, die Pflichtangaben vollständig zu erfassen, die Verzeichnisse sauber voneinander abzugrenzen und die geltenden Vorschriften in ihrer jeweils aktuellen Fassung zugrunde zu legen.

Quellen

• § 55 BeurkG (Urkundenverzeichnis), gesetze-im-internet.de
• § 78h BNotO (Elektronisches Urkundenarchiv), gesetze-im-internet.de
• § 78 BNotO (Register und Archive der Bundesnotarkammer), gesetze-im-internet.de
• § 118 BNotO (Übergangsvorschrift, 1. Januar 2022), gesetze-im-internet.de
• § 9 NotAktVV (Eintragung im Urkundenverzeichnis), gesetze-im-internet.de
• Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV), gesetze-im-internet.de

Stand: Juni 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die geltenden Gesetze und die Praxis der zuständigen Stellen.