Arbeitszeiterfassung einführen: Leitfaden in 5 Schritten

Spätestens seit dem Grundsatzbeschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die Frage ist nicht mehr ob, sondern wie. Dieser Leitfaden führt in fünf Schritten durch die Einführung eines den Vorgaben entsprechenden Systems, von der Klärung der Pflicht über Systemauswahl, Betriebsrat und Datenschutz bis zu Rollout und Auswertung.

Schritt 1: Die Pflicht klären, was tatsächlich gilt

Die Ausgangslage ist eindeutiger, als viele Betriebe annehmen. Der Europäische Gerichtshof hat bereits am 14. Mai 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Die EuGH-Richter legten die Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG so aus, dass eine nationale Regelung unzulässig ist, die Arbeitgeber nicht zu einem solchen Messsystem verpflichtet (Rechtssache C-55/18, CCOO).

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe für das deutsche Recht konkretisiert. In seinem Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) stellte das Gericht fest, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet sind. Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes, der den Arbeitgeber anhält, für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Wichtig für die Praxis: Die Pflicht umfasst die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit, nicht nur Überstunden.

Daneben bestehen seit Langem spezielle Aufzeichnungspflichten, die unabhängig vom BAG-Beschluss gelten. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muss der Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV, nicht jedoch für Beschäftigungen in Privathaushalten nach § 8a SGB IV, sowie für Arbeitnehmer in den Wirtschaftszweigen des § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 Abs. 1 MiLoG, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt, aufzubewahren.

Bevor Sie ein System auswählen, sollten Sie also folgende Punkte intern dokumentieren:

• Welche Beschäftigtengruppen fallen unter die Erfassungspflicht (Arbeitnehmer, Auszubildende, Aushilfen)?
• Greifen zusätzliche Pflichten nach MiLoG, etwa bei geringfügig Beschäftigten oder in den Branchen des § 2a SchwarzArbG?
• Welche tariflichen oder arbeitsvertraglichen Regelungen zur Arbeitszeit bestehen bereits?
• Wer trägt im Betrieb die Verantwortung für die ordnungsgemäße Erfassung?

Eine ausführliche Einordnung der Rechtslage finden Sie in unserem Ratgeber zur Zeiterfassungspflicht.

Schritt 2: Das passende System auswählen

Das BAG hat ausdrücklich offengelassen, in welcher Form die Erfassung erfolgt. Theoretisch genügt eine Aufzeichnung auf Papier oder in einer Tabelle. In der Praxis stoßen solche Lösungen schnell an Grenzen, weil sie weder die gesetzlichen Höchstgrenzen automatisch überwachen noch die Aufbewahrungs- und Nachweispflichten zuverlässig abbilden.

Ein elektronisches System sollte deshalb mehr leisten als das bloße Notieren von Beginn und Ende. Sinnvoll ist, dass die Software die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes mitführt: die werktägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die nur unter den Voraussetzungen des § 3 Satz 2 ArbZG auf bis zu zehn Stunden verlängert werden darf, die Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis zu neun Stunden und 45 Minuten bei mehr als neun Stunden nach § 4 ArbZG sowie die ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden nach § 5 ArbZG.

An dieser Stelle setzt ClockData an. Die Zeiterfassung erfasst die gesamte Arbeitszeit, berücksichtigt die Grenzwerte des Arbeitszeitgesetzes und legt die Aufzeichnungen nachvollziehbar ab. Verschiedene Erfassungswege, von der digitalen Stempeluhr bis zur mobilen Erfassung, decken auch verteilte Teams und Homeoffice ab. Das Hosting erfolgt in Deutschland, was die datenschutzrechtliche Bewertung vereinfacht. Eine strukturierte Gegenüberstellung von Lösungsansätzen bietet unser Zeiterfassung-Vergleich.

Schritt 3: Betriebsrat und Mitbestimmung

Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, ist die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung mitbestimmungspflichtig. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hat der Betriebsrat mitzubestimmen bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem fällt regelmäßig hierunter, weil es technisch geeignet ist, Leistung und Verhalten zu erfassen.

Praktisch bedeutet das: Über das Ob der Erfassung besteht keine Wahl, denn die Pflicht ergibt sich aus dem Gesetz. Mitbestimmt wird das Wie, also die konkrete Ausgestaltung. Das BAG hat in seinem Beschluss klargestellt, dass dem Betriebsrat kein Initiativrecht zusteht, die Einführung eines elektronischen Systems zu erzwingen, weil bereits eine gesetzliche Pflicht besteht. Die Mitbestimmung beim Wie bleibt davon unberührt.

Empfehlenswert ist eine Betriebsvereinbarung, die unter anderem regelt:

• Welches System eingesetzt wird und welche Daten erfasst werden.
• Zu welchen Zwecken die Daten verwendet werden dürfen und welche Auswertungen ausdrücklich ausgeschlossen sind.
• Wer Zugriff auf welche Daten hat (Rollen- und Berechtigungskonzept).
• Wie lange Daten gespeichert und wann sie gelöscht werden.
• Wie Korrekturen erfasster Zeiten ablaufen und dokumentiert werden.

Schritt 4: Datenschutz von Anfang an mitdenken

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung muss den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes genügen. Da ein Zeiterfassungssystem regelmäßig zu einer umfangreichen Verarbeitung von Beschäftigtendaten führt, ist in vielen Fällen eine Datenschutz-Folgenabschätzung sinnvoll oder erforderlich. Binden Sie den oder die Datenschutzbeauftragte frühzeitig ein, nicht erst nach der Auswahlentscheidung.

Leitprinzipien für die datenschutzkonforme Einführung:

• Zweckbindung: Die Daten dienen der gesetzlich gebotenen Arbeitszeiterfassung, nicht der lückenlosen Verhaltenskontrolle.
• Datenminimierung: Erfasst wird, was für den Zweck nötig ist. Standortdaten oder biometrische Merkmale brauchen eine eigene, sorgfältige Rechtfertigung.
• Zugriffsbeschränkung: Vorgesetzte sehen nur die Daten ihres Teams, die Personalabteilung nur, was sie für die Abrechnung benötigt.
• Speicherbegrenzung: Aufbewahrung entsprechend den gesetzlichen Fristen, danach Löschung.
• Transparenz: Die Beschäftigten werden nach Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung informiert.

Beim Einsatz externer Software ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung erforderlich. Ein Hosting in Deutschland und ein klares Rechtekonzept erleichtern die Bewertung erheblich. ClockData ist mit Mandanten- und Rollentrennung sowie deutschem Hosting auf diese Anforderungen ausgelegt.

Schritt 5: Rollout und Auswertung

Die beste Software nützt wenig, wenn sie im Alltag nicht genutzt oder falsch bedient wird. Ein strukturierter Rollout verhindert Lücken in der Erfassung, die später zum rechtlichen Problem werden können.

Pilotphase und Schulung

Starten Sie mit einer überschaubaren Gruppe oder Abteilung, bevor Sie betriebsweit ausrollen. So lassen sich Erfassungswege, Pausenregeln und Korrekturprozesse unter realen Bedingungen prüfen. Schulen Sie Führungskräfte und Beschäftigte praxisnah: Wie wird gestempelt, wie werden vergessene Buchungen korrigiert, was passiert bei Dienstreisen oder mobiler Arbeit. Gerade bei der mobilen Erfassung lohnt ein Blick auf die Besonderheiten, die wir im Beitrag zur Homeoffice-Zeiterfassung aus dem Ratgeber-Bereich behandeln.

Korrekturprozesse festlegen

Fehlbuchungen sind unvermeidlich. Entscheidend ist, dass Korrekturen geordnet ablaufen und nachvollziehbar dokumentiert werden. Wer darf was ändern, wer gibt frei, und bleibt die ursprüngliche Buchung erkennbar? Ein lückenloses Änderungsprotokoll schützt sowohl den Betrieb als auch die Beschäftigten.

Auswertung und laufende Kontrolle

Die Erfassung ist kein Selbstzweck. Sie dient dazu, die Einhaltung des Arbeitszeitrechts sicherzustellen. Richten Sie regelmäßige Auswertungen ein, die auf Auffälligkeiten hinweisen: überschrittene Höchstarbeitszeiten, fehlende Pausen, zu kurze Ruhezeiten zwischen zwei Arbeitstagen. Eine Software, die solche Verstöße aktiv meldet, nimmt der Personalabteilung manuelle Prüfarbeit ab und reduziert das Haftungsrisiko.

Denken Sie zugleich an die Aufbewahrung. Die Nachweise nach § 16 ArbZG und gegebenenfalls nach § 17 MiLoG sind mindestens zwei Jahre vorzuhalten. Eine Software, die diese Frist überwacht und die Daten ordentlich archiviert, erspart das spätere Suchen bei einer Prüfung.

Zusammenfassung

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 geltendes Recht. Wer sie sauber umsetzt, klärt zunächst den genauen Umfang der Pflicht, wählt ein System, das die Grenzwerte des Arbeitszeitgesetzes mitführt und Nachweise revisionsfest speichert, bindet Betriebsrat und Datenschutz früh ein und rollt strukturiert mit Schulung, klaren Korrekturprozessen und regelmäßiger Auswertung aus. ClockData unterstützt diesen Weg mit vollständiger Erfassung, Grenzwert-Überwachung, deutschem Hosting und einem nachvollziehbaren Berechtigungskonzept.

Quellen

• § 3 ArbSchG, Grundpflichten des Arbeitgebers (gesetze-im-internet.de)
• BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (bundesarbeitsgericht.de)
• EuGH, Urteil vom 14.05.2019, C-55/18 (EUR-Lex)
• § 3 ArbZG, Arbeitszeit der Arbeitnehmer (gesetze-im-internet.de)
• § 4 ArbZG, Ruhepausen (gesetze-im-internet.de)
• § 5 ArbZG, Ruhezeit (gesetze-im-internet.de)
• § 16 ArbZG, Aushang und Arbeitszeitnachweise (gesetze-im-internet.de)
• § 17 MiLoG, Erstellen und Bereithalten von Dokumenten (gesetze-im-internet.de)
• § 87 BetrVG, Mitbestimmungsrechte (gesetze-im-internet.de)

Stand: August 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die geltenden Gesetze und die Praxis der zuständigen Stellen.