Arbeitszeiterfassung: Pflicht nach BAG, ArbZG und EuGH

Mit dem Beschluss vom 13. September 2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht eine seit Jahren diskutierte Frage entschieden: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht ergibt sich nach Auffassung des Gerichts bereits aus dem geltenden Arbeitsschutzrecht und nicht erst aus einem künftigen Gesetz. Dieser Beitrag ordnet die Entscheidung rechtlich ein, erläutert den europarechtlichen Hintergrund und stellt die materiellen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes dar.

Der europarechtliche Ausgangspunkt: EuGH C-55/18

Den Anstoß gab eine Entscheidung des Gerichtshofs der Europäischen Union. Im Verfahren Federacion de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO) gegen Deutsche Bank SAE entschied der EuGH am 14. Mai 2019 (Rechtssache C-55/18), dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Das Gericht leitete diese Anforderung aus der Arbeitszeitrichtlinie 2003/88/EG und der Charta der Grundrechte der Europäischen Union ab. Die Begründung ist praktisch: Ohne ein objektives und verlässliches System können Beschäftigte die ihnen zustehenden Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten kaum durchsetzen, weil sich tatsächlich geleistete Stunden sonst nur schwer nachweisen lassen. Der EuGH richtete sich dabei an die Gesetzgeber der Mitgliedstaaten, nicht unmittelbar an die einzelnen Arbeitgeber. In Deutschland blieb der Gesetzgeber zunächst untätig, sodass die Frage offen war, ob und ab wann eine Pflicht im Inland gilt.

Der BAG-Beschluss vom 13. September 2022

Das Bundesarbeitsgericht beantwortete diese Frage in einem betriebsverfassungsrechtlichen Verfahren. Ein Betriebsrat wollte über die Einigungsstelle die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung erzwingen und berief sich auf ein Initiativrecht aus der Mitbestimmung. Das Gericht wies dieses Begehren zurück, allerdings mit einer Begründung, die weit über den Einzelfall hinausreicht.

Das Bundesarbeitsgericht stellte fest: "Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann." Weil diese gesetzliche Pflicht bereits besteht, konnte der Betriebsrat die Einführung eines Erfassungssystems nicht über die Einigungsstelle erzwingen. Das Mitbestimmungsrecht in sozialen Angelegenheiten nach § 87 Abs. 1 BetrVG besteht nur, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht. Weil die Erfassungspflicht bereits gesetzlich vorgegeben ist, scheidet ein Initiativrecht aus § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG aus; andere Beteiligungsrechte des Betriebsverfassungsgesetzes bleiben davon unberührt.

Bemerkenswert ist die dogmatische Herleitung. Das Gericht stützte die Pflicht nicht auf das Arbeitszeitgesetz, sondern auf das Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht der genannten EuGH-Rechtsprechung. Damit gilt die Erfassungspflicht nach der Auffassung des Bundesarbeitsgerichts unmittelbar, ohne dass ein neues Gesetz abgewartet werden müsste.

Was die Entscheidung konkret verlangt und was nicht

Die praktische Reichweite des Beschlusses wird oft missverstanden. Einige Punkte lassen sich aus der Entscheidung und ihrer Begründung ableiten:

• Erfasst werden müssen Beginn, Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten, einschließlich der Überstunden.
• Die Erfassung muss nicht zwingend elektronisch erfolgen. Je nach Tätigkeit und Betrieb kann nach den Ausführungen des Gerichts auch eine Aufzeichnung in Papierform genügen.
• Die Aufzeichnung kann delegiert werden, etwa an die Beschäftigten selbst. Die Verantwortung für ein funktionierendes System verbleibt jedoch beim Arbeitgeber.
• Ein eigenständiges Initiativrecht des Betriebsrats zur Einführung eines Erfassungssystems besteht nicht, weil die Pflicht bereits gesetzlich vorgegeben ist. Die Ausgestaltung im Einzelnen kann der Mitbestimmung unterliegen.

Offene Detailfragen, etwa zur konkreten Form, zu Aufbewahrungsfristen für die volle Arbeitszeit und zu möglichen Ausnahmen für bestimmte Beschäftigtengruppen, sollen durch eine Änderung des Arbeitszeitgesetzes geklärt werden. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat dazu am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Danach sollen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden, mit dauerhaften Ausnahmen für Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten und für Privathaushalte sowie mit gestaffelten Übergangsfristen von einem Jahr für alle, zwei Jahren bei weniger als 250 und fünf Jahren bei weniger als 50 Beschäftigten. An die Stelle der werktäglichen Höchstarbeitszeit soll eine wöchentliche treten können, allerdings nur über eine tarifvertragliche Öffnungsklausel; ohne Tarifbindung bleibt es bei § 3 ArbZG. Der Entwurf befindet sich in der Ressortabstimmung; ein Kabinettsbeschluss oder ein in Kraft getretenes Gesetz liegt im August 2026 nicht vor. Bis dahin gilt die vom Bundesarbeitsgericht festgestellte Grundpflicht.

Die materiellen Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Die Erfassungspflicht ist kein Selbstzweck. Sie dient dazu, die Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen überprüfbar zu machen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt diese Grenzen, deren Kenntnis für jede betriebliche Zeiterfassung Voraussetzung ist.

Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG

Nach § 3 ArbZG darf die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, jedoch nur, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Einzelne lange Tage sind also möglich, im Mittel des Ausgleichszeitraums muss aber die Acht-Stunden-Grenze gewahrt bleiben. Werktage sind dabei nach dem Verständnis des Gesetzes auch die Samstage, sodass sich rechnerisch ein hoher Wochenwert ergeben kann.

Ruhezeit nach § 5 ArbZG

Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit müssen Arbeitnehmer eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben. Für bestimmte Branchen, etwa Krankenhäuser oder das Gaststättengewerbe, sieht das Gesetz unter Voraussetzungen eine Verkürzung vor, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums durch Verlängerung einer anderen Ruhezeit auszugleichen ist. Gerade diese Ruhezeit lässt sich ohne dokumentierte Anfangs- und Endzeiten kaum kontrollieren, was den Zusammenhang zwischen Erfassungspflicht und materiellem Schutz verdeutlicht.

Die bisherige Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG

Schon vor dem BAG-Beschluss kannte das Arbeitszeitgesetz eine eingeschränkte Aufzeichnungspflicht. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen, also die Stunden über acht hinaus. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Der entscheidende Unterschied zur Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts: § 16 erfasste nur die überschießende Zeit, während die nun anerkannte Pflicht die gesamte Arbeitszeit umfasst.

Sanktionen bei Verstößen

Verstöße gegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes sind bußgeldbewehrt. Nach § 22 ArbZG handelt ordnungswidrig, wer als Arbeitgeber unter anderem die Höchstarbeitszeit überschreitet, vorgeschriebene Ruhepausen oder Ruhezeiten nicht gewährt oder die nach § 16 erforderlichen Aufzeichnungen nicht oder nicht richtig führt. Die Geldbuße kann je nach Tatbestand bis zu 30.000 Euro betragen. Diese Sanktionen bestanden bereits unabhängig von der BAG-Entscheidung, gewinnen durch die ausgeweitete Erfassungspflicht aber an praktischer Bedeutung, weil die Aufsichtsbehörden Verstöße leichter nachvollziehen können.

Einordnung für die betriebliche Praxis

Für Arbeitgeber bedeutet die Rechtslage, dass ein systematischer Nachweis der Arbeitszeit nicht mehr optional ist. Wer bisher nur die Überstunden nach § 16 dokumentiert hat, sollte prüfen, ob die gesamte Arbeitszeit erfasst wird. Die Wahl des Mediums bleibt offen, eine handschriftliche Liste kann rechtlich genügen, stößt in größeren Betrieben aber schnell an organisatorische Grenzen.

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit systematisch erfassen, nicht nur die Überstunden.
• Die Einhaltung der Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG einschließlich des Ausgleichszeitraums überprüfbar halten.
• Die elfstündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG dokumentierbar machen.
• Aufzeichnungen mindestens im Rahmen des § 16 Abs. 2 ArbZG aufbewahren.
• Bei Einführung eines Systems die betriebliche Mitbestimmung zur Ausgestaltung beachten.

Vertiefende Hinweise zu den allgemeinen Anforderungen an die Zeiterfassung bietet der Ratgeber Zeiterfassungspflicht. Zu organisatorischen Fragen bei ortsunabhängiger Arbeit lohnt ein Blick in den Beitrag zur Homeoffice-Zeiterfassung.

Die hier dargestellte Rechtslage beruht auf einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts und den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Eine geplante Änderung des Arbeitszeitgesetzes kann einzelne Detailfragen künftig anders regeln. Bis zum Inkrafttreten einer solchen Änderung bleibt die vom Gericht festgestellte Grundpflicht maßgeblich.

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Pressemitteilung zum Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21
• § 3 Arbeitszeitgesetz (Arbeitszeit der Arbeitnehmer)
• § 5 Arbeitszeitgesetz (Ruhezeit)
• § 16 Arbeitszeitgesetz (Aushang und Arbeitszeitnachweise)
• § 22 Arbeitszeitgesetz (Bußgeldvorschriften)
• Gerichtshof der Europäischen Union, Pressemitteilung 61/19 zum Urteil C-55/18 vom 14.05.2019

Stand: August 2026. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind die geltenden Gesetze und die Praxis der zuständigen Stellen.